Regulamentul de functionare al Comitetului National de Coordonare a Programelor HIV/SIDA si Tuberculoza finantate de Fondul Global - Aprobat de CNC-FG prin vot electronic, in data de 7 decembrie 2006
Cap. I. Dispozitii generale si definitii
Art. 1. Comitetul National de Coordonare a Programelor HIV/SIDA si Tuberculoza finantate de Fondul Global este constituit in vederea asigurarii coordonarii strategice a derularii programelor pentru combaterea HIV/SIDA si TB, precum si a asigurarii corelarii acestora cu Strategiile si Planurile Nationale din cele doua domenii.
Denumirea prescurtata a Comitetului National de Coordonare a Programelor HIV/SIDA si Tuberculoza finantate de Fondul Global, utilizata in cuprinsul prezentului regulament si in documentele in limba romana, este CNC-FG si este echivalenta denumirii prescurtate a expresiei Country Coordonating Mechanism (CCM), ce va fi utilizata in documentele in limba engleza.
Art. 2 - Componenta, atributiile si regulile care guverneaza activitatea CNC-FG sunt stabilite avand in vedere principiile si liniile directoare ale Fondului Global (FG), precum si atributiile si responsabilitatile legale ale institutiilor publice implicate.
Art. 3. Primitorul Principal /Primitorii principali (PR) sunt entitati cu personalitate juridica, legal infiintate, care primesc si administreaza in numele CNC-FG fondurile primite de la FG. Reprezentantii PR sunt membri de drept ai CNC-FG.
Art.4. Subrecipientii (SR) reprezinta institutii si organizatii legal infiintate in Romania care primesc finantare de la PR prin relatii contractuale legate de implementarea activitatilor programelor finantate de FG.
Art. 5. Agentul local al FG (LFA) este reprezentantul FG in Romania.
Cap. II. Principii de functionare a Comitetului National de Coordonare
Art. 6. CNC-FG este constituit pe principiul parteneriatului intre institutiile si organizatiile relevante si mecanismele de coordonare a implementarii politicilor publice si programelor din tara in domeniile HIV/SIDA si al Tuberculozei (TB) si raspunde principiilor statuate de strategiile nationale din cele doua domenii.
Art. 7. CNC-FG promoveaza transparenta in alocarea fondurilor si implementarea programelor, precum si responsabilizarea membrilor si partenerilor in derularea programelor finantate de FG.
Art. 8. CNC-FG promoveaza eliminarea discriminarii si stigmatizarii persoanelor vulnerabile sau care traiesc cu HIV/SIDA sau TB.
Cap. III. Structura Comitetul National de Coordonare
Art. 9. (1) CNC-FG are un numar de maximum 33 de membri. Membrii CNC-FG reprezinta:
a) institutii publice cu atributii in domeniu;
b) organizatii ale persoanelor care sunt vulnerabile, infectate sau afectate de HIV/SIDA si TB;
c) organizatii neguvernamentale cu activitate in domeniile de referinta;
d) producatori de medicamente sau asociatii ale acestora;
e) mediul academic;
f) organizatii internationale avand reprezentante in Romania;
g) recipientii principali (PR).
(2) Pentru fiecare membru titular va fi desemnat cate un membru supleant. Institutiile si organizatiile reprezentate in CNC-FG sunt prevazute in anexa 1.
(3) Membrii CNC-FG sunt desemnati de conducatorii institutiilor si organizatiilor reprezentate, potrivit regulamentelor proprii.
Art. 10. (1) Durata mandatului membrilor CNC-FG este egala cu perioada de derulare a programelor finantate de Fondul Global.
(2) Calitatea de membru al CNC-FG inceteaza de drept in urmatoarele cazuri:
a) la data decesului persoanei;
b) la data la care persoanei in cauza i-a incetat calitatea de angajat (salariat, functionar public, colaborator, etc.) pe care aceasta o avea in institutia sau organizatia care l-a desemnat.
(3) Reprezentantii in CNC-FG pot fi revocati si inlocuiti de catre cei care i au desemnat, inainte de expirarea duratei mandatului, respectand procedura de desemnare.
(4) Institutiile sau organizatiile ai caror reprezentanti absenteaza la trei intalniri consecutive pierd calitatea de membru al CNC-FG.
Art. 11. CNC-FG are un secretariat permanent care va fi desemnat in baza unui proces de selectie competitiva.
Cap. IV. Atributiile Comitetul National de Coordonare (CNC-FG)
Art. 12. CNC-FG are urmatoarele atributii principale:
a) coordoneaza elaborarea propunerilor Romaniei in vederea obtinerii de finantari de la FG;
b) elaboreaza si inainteaza cererea pentru continuarea finantarii FG;
c) asigura participarea tuturor institutiilor nationale si internationale relevante la procesul de scriere a propunerii;
d) asigura coordonarea dintre propunerile Romaniei la Fondul Global si Strategia Nationala HIV/SIDA, Programul National de Combatere a Tuberculozei, precum si cu alte documente nationale relevante;
e) selecteaza si propune unul sau mai multi Primitori Principali (PR) si propune FG revocarea unui PR in exercitiu in situatiile in care acesta din urma nu isi indeplineste indatoririle specificate in acordurile de grant;
f) aproba planurile de implementare ale programelor finantate de FG;
g) aproba procedura de selectie a Subrecipientilor (SR) care vor fi contractati pentru implementarea activitatilor prevazute in acordurile de finantare incheiate intre FG si Recipientii Principali;
h) aproba termenii de referinta pentru selectia competitiva a SR;
i) monitorizeaza implementarea activitatilor programelor finantate prin intermediul FG;
j) evalueaza performanta programelor implementate in conformitate cu mecanismul de M&E descris la capitolul VII al ROF;
k) aproba, daca este necesar, schimbarile majore in planurile de implementare fata de planurile aprobate prin acordurile de grant;
l) promoveaza, prin intermediul membrilor sai, continuitatea si sustenabilitatea programelor incepute prin finantarea Fondului Global in acord cu prioritatile nationale;
m) asigura diseminarea informatiilor legate de aplicatia catre FG catre toate institutiile sau partile interesate din Romania;
n) alege si revoca presedintele si vicepresedintele CNC-FG;
o) aproba agenda reuniunilor CNC-FG;
p) dezvolta termenii de referinta pentru secretariat si selecteaza secretariatul CNC-FG, in conformitate cu procedurile de selectie a SR.
Cap. V. Modul de functionare al Comitetul National de Coordonare
Art. 13. CNC-FG functioneaza ca un grup de consens national pentru promovarea parteneriatului in dezvoltarea si implementarea, pe baza de transparenta, a programelor finantate de Fondul Global.
Art. 14. (1) CNC-FG este condus de un presedinte si un vicepresedinte, alesi de CNC-FG, prin vot, din randul membrilor sai.
(2) Presedintele si vicepresedintele trebuie sa reprezinte sectoare diferite (guvernamental, respectiv neguvernamental).
(3) Calitatea de presedinte si de vicepresedinte al CNC-FG este incompatibila cu calitatea de reprezentant al PR.
Art. 15. Toti membrii CNC-FG sunt egali in drepturile lor de a participa, a se exprima si a se implica in procesul de luare a deciziilor.
Art. 16. (1) CNC-FG ia hotarari prin consens sau, in lipsa consensului, prin vot cu majoritatea simpla a voturilor exprimate.
(2) Fiecare membru are dreptul la un singur vot.
(3) Votul nu poate fi delegat.
Art. 17. in scopul indeplinirii atributiilor sale, CNC-FG organizeaza comisii de evaluare tehnica si /sau selectie ori, dupa caz, infiinteaza grupuri de lucru si le stabileste mandatul.
Cap. VI. Atributiile presedintelui si vicepresedintelui
Art. 18. Presedintele CNC-FG are urmatoarele atributii:
a) stabileste proiectul de agenda a intalnirilor CNC-FG, pe baza propunerilor formulate de membri si centralizate de secretariat;
b) convoaca membrii CNC-FG la reuniunile ordinare si extraordinare;
c) prezideaza intrunirile CNC-FG si stabileste daca intalnirile sunt statutare sau nu;
d) aproba cererile sau propunerile de participare a invitatilor la intalnirile CNC-FG;
e) semneaza deciziile CNC-FG si corespondenta transmisa in numele CNC-FG;
f) pune in discutia CNC-FG sesizarile privind derularea programelor.
Art. 19. Vicepresedintele CNC-FG are urmatoarele atributii:
a) este inlocuitorul de drept al presedintelui, in absenta acestuia;
b) indeplineste atributiile care ii sunt delegate de catre presedinte sau pe care le-au convenit de comun acord.
Cap. VII. Mandatul membrilor Comitetul National de Coordonare
Art. 20. Membrii CNC-FG reprezinta institutiile si organizatiile care i-au desemnat si mandatat pentru luarea deciziilor, si au obligatia de a le informa pe acestea cu privire la activitatea si deciziile adoptate de CNC-FG.
Cap. VIII. Atributiile Secretariatului Comitetul National de Coordonare
Art. 21. Secretariatul CNC-FG indeplineste urmatoarele atributii principale:
a) urmareste punerea in aplicare a deciziilor CNC-FG;
b) asigura rezolvarea problemelor curente ale activitatii CNC-FG;
c) indeplineste orice alte atributii stabilite de CNC-FG.
Art. 22. in indeplinirea atributiilor ce ii revin, Secretariatul CNC-FG:
a) transmite mesajele de convocare a intalnirilor CNC-FG;
b) realizeaza agendele intalnirilor si, dupa aprobarea acestora de catre presedinte, le transmite membrilor CNC-FG, insotite de documentele la care acestea fac referire, cu cel putin 7 zile inainte de reuniunile ordinare si cu cel putin 3 zile inainte de reuniunile extraordinare;
c) intocmeste sintezele intalnirilor CNC-FG;
d) transmite minutele (sintezele) intalnirilor CNC-FG catre membrii acesteia si alte institutii interesate cel mai tarziu in termen de 7 zile de la sedinta;
e) multiplica si distribuie membrilor CNC-FG documentele relevante legate de activitatea CNC-FG;
f) colecteaza si pastreaza in buna ordine documentele CNC-FG;
g) dezvolta si mentine un site cu toate informatiile legate de functionarea CNC-FG;
h) transmite anual Secretariatului Fondului Global lista cu componenta CNC-FG, continand numele membrilor, organizatia /institutia pe care o reprezinta si sectorul din care face parte aceasta;
i) redacteaza deciziile CNC-FG si le transmite presedintelui CNC-FG spre semnare;
j) primeste corespondenta adresata CNC-FG si o directioneaza corespunzator;
k) comunica membrilor sinteza rapoartelor anuale ale implementarii primite de la Recipientul Principal.
Cap. IX. Sedintele Comitetului National de Coordonare
Art. 23. (1) CNC-FG se intruneste trimestrial in sedinte ordinare, precum si in sedinte extraordinare la convocarea presedintelui.
(2) Sedintele CNC-FG sunt statutare in prezenta a jumatate plus unul din membri.
(3) Deciziile se iau prin consens sau, in lipsa consensului, prin vot cu majoritatea simpla a voturilor exprimate.
(4) in situatii de balotaj, votul presedintelui de sedinta este decisiv.
Art. 24. (1) in situatii de urgenta, la propunerea Presedintelui, se pot adopta decizii prin procedura de vot electronic, prin e-mail.
(2) Deciziile sunt valabil adoptate cu jumatate plus unul din voturile exprimate, daca raspund cel putin jumatate plus unul din membrii CNC-FG.
(3) Rezultatul votului este centralizat, comunicat membrilor CNC-FG si arhivat de catre secretariat.
Art. 25. (1) in functie de agenda si de subiectele aflate in discutie, la sedinte pot participa si alte persoane decat membrii CNC-FG, la initiativa Presedintelui, la propunerea membrilor CNC-FG ori la cererea persoanelor in cauza
(2) Invitatiile se transmit prin grija Secretariatului.
Art. 26. (1) Agenda se aproba de CNC-FG, la inceputul reuniunii
(2) La propunerea Presedintelui sau a membrilor CNC-FG, in agenda pot fi incluse si alte probleme in afara celor propuse in proiectul de agenda.
Art. 27. (1) in fiecare sedinta, dezbaterile si masurile stabilite se consemneaza in scris de catre Secretariat.
(2) Minuta este considerata finala dupa incorporarea comentariilor primite de la membrii CNC-FG in termen de maximum 7 zile.
(3) Minutele finalizate se posteaza pe site.
(4) Deciziile adoptate in cadrul sedintelor se semneaza de catre presedintele de sedinta, cu exceptia celor care necesita semnatura tuturor membrilor.
(5) Dupa semnare, deciziile se transmit membrilor CNC-FG si se posteaza pe site.
Art. 28. Documentele privind activitatea CNC-FG se pastreaza si se arhiveaza de Secretariatul CNC-FG.
Cap. X. Relatia dintre Comitetul National de Coordonare si Recipientul Principal
Art. 29. Pentru sedintele CNC-FG, PR va pregati si va transmite secretariatului in timp util, conform metodologiei de convocare a sedintelor:
a) rapoarte privind rata de cheltuire a fondurilor si rata de indeplinire a obiectivelor si indicatorilor;
b) rapoarte privind performanta SR si obstacolele intalnite in implementare;
c) cereri de realocare de fonduri, daca este cazul.
Art. 30. PR va asigura, prin intermediul unui sistem web, accesul oricarui membru al CNC-FG la documentele privind implementarea granturilor: planuri de lucru, planuri de M&E, rapoarte semestriale catre LFA, contracte cu SR, rapoarte privind indeplinirea conditiilor precedente, rapoartele SR, rapoarte de audit ale PR si SR.
Art. 31. Deciziile luate de CNC-FG, in limita mandatului sau, sunt obligatorii pentru Recipientul Principal.
Cap. XI. Prevenirea si gestionarea conflictelor de interese
Art. 32. (1) Exista un conflict de interese ori de cate ori un membru al CNC-FG sau organizatia /institutia pe care o reprezinta in CNC-FG are un interes in adoptarea unei decizii care se refera, dar nu se limiteaza, la:
a) selectarea Recipientului Principal;
b) reinnoirea Recipientului Principal pentru o faza urmatoare;
c) realocari ale fondurilor grantului sau reprogramarea implementarii unor etape;
d) aspecte privind monitorizarea activitatii Recipientului Principal ori a Subrecipientilor;
e) masuri cu impact financiar asupra Recipientului Principal sau Subrecipientilor;
f) desemnarea membrilor comisiilor de evaluare tehnica sau a grupurilor de lucru care emit recomandari pe baza carora se iau decizii ale CNC-FG.
(2) inaintea discutiilor privind orice decizie a CNC-FG, membrii care se afla in conflict de interese au obligatia de a-l declara.
(3) CNC-FG poate decide ca membrul care a anuntat existenta conflictului de interese sa poata asista la dezbatere sau numai la o parte a acesteia. Membrul aflat in conflict de interese nu are drept de vot la adoptarea deciziilor fata de care se afla in conflict de interese.
(4) in cazul in care membrii aflati in conflict de interese nu anunta ei insisi existenta acestuia, conform prevederilor alin. (2), oricare membru al CNC-FG are dreptul de a-i informa public pe ceilalti membri despre natura conflictului de interese ori de a-l semnala Secretariatului.
(5) Secretariatul are obligatia de a consemna in minuta intalnirii informatia primita si de a o aduce imediat la cunostinta membrilor CNC-FG, pastrand confidentialitatea asupra numelui persoanei care a sesizat-o, daca aceasta solicita.
Art. 33. (1) in cazul in care, ulterior adoptarii unei decizii, oricare dintre membri semnaleaza in scris Secretariatului existenta unui conflict de interese pe care persoana aflata in conflict nu l-a declarat, Secretariatul va intocmi o nota pe care o va transmite tuturor membrilor CNC-FG in termen de 3 zile de la primirea sesizarii.
(2) Verificarea existentei conflictului de interese va fi facuta de o comisie, formata din maximum 3 membri, alesi prin tragere la sorti in proxima reuniune a CNC-FG.
(3) Comisia va efectua verificarea in termen de maximum 30 de zile si va incheia un proces verbal privind constatarea existentei sau inexistentei conflictului de interese, pe care il va transmite Secretariatului. in termen de maximum 7 zile de la primire, Secretariatul va comunica procesul-verbal tuturor membrilor CNC-FG.
(4) Persoana care facut sesizarea sau, dupa caz, persoana impotriva careia s-a facut sesizarea are dreptul de a contesta procesul verbal de constatare a existentei sau inexistentei conflictului de interese, in termen de 15 zile de la comunicarea procesului verbal.
(5) Contestatia va fi solutionata de o noua comisie, formata din maximum 5 membri, alesi prin tragere la sorti in proxima reuniune a CNC-FG, conform procedurii prevazute la alin. 3.
(6) Procesul verbal necontestat in termen, precum si procesul-verbal incheiat de comisia de solutionare a contestatiei au caracter definitiv.
(7) Pe baza proceselor verbale ramase definitive presedintele comunica organizatiei in cauza incetarea calitatii de membru al CNC-FG.
Cap. XII. Monitorizarea si evaluarea de catre CNC-FG
a activitatii proprii si a implementarii programelor si performantelor PR si SR
Art. 34. CNC-FG va face evaluarea propriei sale activitati si evaluarea implementarii programelor, pe baza unui plan anual de monitorizare si evaluare care va contine, dar nu va fi limitat la:
a) chestionar anual de autoevaluare;
b) analiza datelor din rapoartele prezentate de PR;
c) intalniri ale membrilor CNC-FG cu LFA;
d) intalniri ale membrilor CNC-FG cu reprezentantii FG la vizitele acestora in Romania;
e) activitati de evaluare subcontractate cu entitati externe CNC-FG;
f) vizite ale membrilor CNC-FG la PR, coordonate cu cele ale LFA daca este cazul;
g) activitati de evaluare a SR, conduse de catre membri ai CNC-FG, in coordonare cu PR.
Art. 35. CNC-FG va aproba planul si modalitatea in care acesta va fi dezvoltat si implementat.
ANEXA 1
Institutiile si organizatiile reprezentate in CNC-FG
PARTEA GUVERNAMENTALA:
Institutii publice cu atributii in domeniu
1. Agentia Nationala Antidrog
2. Autoritatea Nationala pentru Protectia Drepturilor Copilului
3. Autoritatea Nationala pentru Persoanele cu Handicap
4. Casa Nationala de Asigurari de Sanatate
5. Institutul „Marius Nasta“ (TB)
6. Institutul „Matei Bals“ (HIV/SIDA)
7. Ministerul Administratiei si Internelor
8. Ministerul Apararii Nationale
9. Ministerul Educatiei si Cercetarii
10. Ministerul Justitiei, Administratia Nationala a Penitenciarelor
11. Ministerul Sanatatii Publice
PARTEA NEGUVERNAMENTALA:
Organizatii ale persoanelor care sunt vulnerabile, infectate sau afectate de HIV/SIDA si TB
12. Uniunea Nationala a Asociatiilor Persoanelor Infectate si Afectate de HIV/SIDA – UNOPA
13.
Organizatii neguvernamentale cu activitate in domeniile de referinta
14. Asociatia ACCEPT
15. Asociatia Romana Anti-SIDA – ARAS
16. Centrul pentru Politici si Servicii de Sanatate – CPSS
17. Crucea Rosie Romana
18. Doctors of the World Romania
19. Fundatia Dezvoltarea Popoarelor - FDP
20. Fundatia Tineri pentru Tineri - TptT
21. Health Aid Romania
22. John Snow Research and Training Institute – JSI
23. Population Services International – Romania – PSI
24. Romanian Harm Reduction Network
25. Salvati Copiii Romania
26. Societatea de Educatie Sexuala si Contraceptiva – SECS
Producatori de medicamente sau asociatii ale acestora
27. Asociatia Romana a Producatorilor Internationali de Medicamente ARPIM
Mediul Academic
28. Scoala Nationala de Sanatate Publica si Management Sanitar
Organizatii internationale avand reprezentante in Romania
29. Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internationala – USAID (donator)
30. Organizatia Mondiala a Sanatatii - OMS
31. Programul Natiunilor Unite pentru HIV/SIDA - UNAIDS
Recipientii principali (PR)
32. Fundatia Romanian Angel Appeal - RAA
33. Ministerul Sanatatii Publice - Unitatea de Management al Proiectului
|
